Projektplanung im Internet
Definition Projekt
Ein Projekt besitzt einen klar definierten Anfang und ein Ende sowie einen präzise umrissenen Auftrag. Ein erfahrener Projektleiter bzw. eine erfahrene Projektleiterin mit ausreichenden und klar definierten Kompetenzen einschließlich Weisungsbefugnissen leitet ein Projektteam aus MitarbeiterInnen aller betroffenen Abteilungen.
Für ein erfolgreiches Internet-Projekt ist die direkte Unterstellung des Projektleiters unter die Geschäftsführung wichtig.
Projektleiter
Damit Sie Ihre Firma erfolgreich in das Internet bringen können, benötigen Sie ein hocheffizientes Projekt-Management, das die dazu notwendigen Prozesse steuert.
Ernennen Sie für ein Großprojekt mit mehreren Teilprojekten einen firmeninternen Programmmanager / Projektbündelmanager.
Dieser muss einerseits ein Fachmann sein, der bereits einmal derartige Internet-Projekte koordiniert hat. Angesichts der vielfältigen Fehlermöglichkeiten lässt sich Erfahrung durch nichts ersetzen. Andererseits muss er die absolute Rückendeckung des Vorstandes / der Geschäftsführung besitzen. Zudem muss er als Koordinator die einzige Ansprechperson für alle externen Agenturen / Partner und für sämtliche internen Stellen sein. Außerdem sollte er bereits bei der Erarbeitung der Firmen-Strategie mitgewirkt haben. Schließlich sollte er die Internet-Konzeption mit einem oder mehreren externen Partnern entwickeln dürfen.
Nur dann können die Ziele "in time" (im Zeitplan), "in line" (innerhalb der inhaltlich-funktionalen Vorgaben) und "in budget" (im geplanten Kostenrahmen) erreicht werden.
Praxistipp
Ohne eine solide durchgeführte Strategieplanung kann kein Projekt erfolgreich umgesetzt werden!
Trennung der Technik vom Layout
Es gibt zwei zu beachtende und zu trennende Elemente bei einem Internet-Auftritt: Zuerst einmal benötigen Sie die weitgehend im Hintergrund wirkende und selten sichtbare Technik, wie z.B. die Datenbank, das Redaktionssystem, die Suchmaschine, die technische Struktur der Gruppierungen der Inhalte (der Sichten auf den Datenbestand) und der damit verbundenen Navigation, den Servern etc. Hinzu kommt das jedem sofort ins Auge springende Layout, die Bilder, die Anordnung der Navigation, die Textinhalte etc.
Wenn Sie diese zwei Dinge zusammen behandeln, wird in fast allen Fällen nur über die "schönen Bilder" gestritten und die dahinter liegende funktionale oder ungeeignete Technik vernachlässigt.
Fast jede Agentur wird Ihnen zwar das Gegenteil erzählen, aber sie tut dies aus Eigeninteresse. Es ist nämlich viel schwieriger eine saubere Technikorganisation aufzubauen, als schnell ein paar emotional ansprechende Fotos einzubauen.
Ohne eine optimal arbeitende Technik hinter dem Internet-Auftritt lässt sich dieser nachher nicht schnell und Kosten sparend pflegen.
Projektplanung
Die Projektplanung umfasst u. a. diverse Vorarbeiten. Da wären u.a. das Lastenheft (die Informationssammlung aller erdenklichen Wünsche), die Analyse des Lastenheftes, die Vorstudie mit Alternativenbewertung und die Erstellung einer Vorgehens-Planung, d.h. man muss einen Stufenplan festlegen.
Hinzu kommt evtl. die Multimedia-Partnerauswahl, die Vorstellung der Vorgehens-Planung. Letztere umfasst u.a. die Inhaltsplanung (line), das Pflichtenheft muss erstellt werden. Es legt fest, welche Details aus dem Lastenheft / der ursprünglichen Wunschliste im ersten Release erstellt werden sollen. Dann wäre die Zeitplanung (time): in welchem Zeitrahmen soll dies geschehen?
Nur ein sorgfältig geplantes Internet-Projekt wird langfristig erfolgreich sein. Unter einem halben Jahr - vom ersten Gedanken bis zur Freischaltung (plan, build und saubere Übergabe in den run) - wurde noch keine erfolgreiche Website erstellt. Bei Datenbanklösungen mit Redaktionssystem und Integration in die Backoffice-Systeme sind sogar Zeiträume von über einem Jahr normal. Hierbei empfiehlt sich dann die Unterteilung in kleinere Teilprojekte in einem Stufenplan.
Dann kommt die Kostenplanung (budget) hinzu. Je nachdem, ob Sie die internen Kosten für die diversen Analysen Ihrer Strategieentwicklung mit einrechnen, und abhängig vom Umfang der Website entstehen für einen Internet-Auftritt 4- bis 9-stellige Gesamtkosten.
Zudem muss man an den Aufbau eines Projekt-Controllings denken. Ferner ist ein Beschluss mit endgültiger Etatfestlegung herbeizuführen.
Evtl. kommt ein Briefing und Pitching der (externen) Agenturen hinzu. Setzen Sie zuerst das Briefing und Pitching der Technik an. Diese ist in der Regel wesentlich komplizierter und benötigt nach Vertragsabschluss für die Umsetzung auch länger als das Layout.
Dann kommen die Serverauswahl und die Providerauswahl hinzu. Dazu muss man SLAs festlegen (Service-Level-Agreements). Sie legen fest, welche Dienstleistungen und Standards geboten werden müssen.
Ferner muss man die Domains (Internet-Adressen) beschaffen. Bei Internet-Namenswünschen sollte man sich mit dem Management und allen Abteilungen beraten. Denic-Anfragen sind durchzuführen, ob alle Wunschnamen noch frei sind. Zudem muss man die Domains rechtlich prüfen. Dann muss man eine Domain-Gesamtkonzeption entwerfen, evtl. mit Stufenplan. Ferner sind firmenweit standardisierte E-Mail-Adressen zu den Domains zu konzipieren.
Über alles muss man einen Vorschlag unterbreiten und bestätigen lassen.
Dann erst kommt man zur Erstellung eines Contentogramms / der Informationsarchitektur, der Erstellung der Navigation, der Layout-Erstellung und evtl. bereits dazu, einen Prototyp zu erstellen.
Ein Fachkonzept mit detailliertem Durchführungsplan der Produktentwicklung ist zu erstellen und dieses muss der Geschäftsführung vorgestellt und von ihr abgenommen werden.
Erst zum Schluss erfolgt die Übergabe der fertiggestellten Projektplanung in die Produktentwicklung.
Bitte beachten Sie, dass je nach Projekt noch wesentlich mehr Schritte zu durchlaufen sind.
Externe Vergabe
Sie können einen externen Projektleiter oder eine Multimedia-Agentur mit der Projektleitung beauftragen. Diese kann jedoch nur die projektspezifischen Aufgaben effizient lösen.
Sie sollten deshalb unbedingt auch einen internen Projektleiter zur Verfügung stellen, der hoch in der Hierarchie Ihrer Firma angesiedelt oder mit weitreichender Weisungskompetenz ausgestattet - zumindest für das Projekt - alles Notwendige in Ihrer Firma umsetzen bzw. veranlassen kann.
Vor allem bei Zusammenarbeit kompetenter externer und interner Projektleiter werden die erfolgreichsten, d. h. schnellsten, kostengünstigsten und inhaltlich vollständigsten Internet-Auftritte erstellt.
Bitte beachten Sie jedoch bei Agenturen: DIN EN ISO 13407 (Norm für Projektmanager) schreibt unter Punkt 5.2 die aktive Beteiligung der Benutzer und ein klares Verständnis von Benutzer- und Aufgabenanforderungen
vor. Hierzu ist ein Ergonomie-Fachmann erforderlich.
Hilfe
Ich helfe Ihnen bei der Planung Ihrer Internet-Projekte und unterstütze Sie bei der Auswahl und Koordination der oft zahlreichen externen Partner.
Nutzen Sie meine Erfahrung sowohl in der Projektleitung als auch im Programm-Management (der Projektbündelleitung zahlreicher Einzelprojekte in einem Großprojekt).
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